Koniec z tajemnicami w zamówieniach? CRU nadchodzi wielkimi krokami!

Od 1 lipca 2026 r. sektor finansów publicznych czeka prawdziwa rewolucja w jawności.

Wchodzi Centralny Rejestr Umów, który zmieni zasady gry. Co to oznacza dla zamawiających i wykonawców?

Oto najważniejsze zmiany w pigułce:

✅ Zero progów kwotowych – obowiązek publikacji obejmie KAŻDĄ umowę (zgodnie z Pzp), niezależnie od jej wartości.

✅ Pełna transparentność – dane takie jak strony umowy, przedmiot, wartość (w tym środki UE) czy status realizacji będą publicznie dostępne w systemie cru.

✅ 30 dni na wpis – na aktualizację danych w rejestrze kierownicy jednostek będą mieli maksymalnie miesiąc od zawarcia lub zmiany kontraktu.

Kalendarz zmian:

🗓️ 1 stycznia 2026 – czas na przegląd wewnętrznych procedur.

🗓️ 1 kwietnia 2026 – ruszają zapisy na konta w systemie.

🗓️ 1 lipca 2026 – godzina „W”, czyli start obowiązkowej publikacji.

To nie tylko nowy obowiązek biurokratyczny, ale potężne narzędzie analityczne dla rynku. Dane będą przechowywane przez 5 lat od zakończenia umowy, co daje ogromne pole do popisu przy badaniu cen rynkowych (i rażąco niskich cen!)

Poniżej podpowiadamy jakie pierwsze kroki należy podjąć, aby przygotować jednostkę do nowych obowiązków w zakresie obsługi Centralnego Rejestru Umów (CRU):

Weryfikacja i standaryzacja wewnętrznych procesów kontraktowania:

Obowiązek raportowania każdej umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej wymaga pełnej ewidencji nawet drobnych zakupów.

📌 Krok 1:

• Należy przeprowadzić audyt rozproszonych procesów zawierania umów wewnątrz jednostki. Cel to wypracowanie jednolitej ścieżki obiegu dokumentu od momentu akceptacji merytorycznej do archiwizacji.
• Następnie należy zidentyfikować umowy wyłączone z jawności (np. ze względu na obronność, bezpieczeństwo państwa czy ochronę prywatności osób fizycznych).

Dostosowanie struktur kadrowych i podział odpowiedzialności

Zgodnie z przepisami, za prawidłowość i terminowość wpisów odpowiada kierownik jednostki. Wymaga to precyzyjnego delegowania zadań.

📌 Krok 2:

• Należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wprowadzanie i aktualizację danych w systemie CRU.
• Warto rozważyć aktualizację regulaminów organizacyjnych oraz zakresów czynności pracowników, uwzględniając wymóg dokonywania wpisów w nieprzekraczalnym terminie 30 dni.

UWAGA! Zgodnie z nowelizacją ustawy, to Kierownik Jednostki ponosi pełną odpowiedzialność za:

• Prawidłowość danych wprowadzanych do rejestru.
• Aktualność informacji oraz ich zgodność ze stanem faktycznym.
• Dotrzymanie ustawowego terminu 30 dni na dokonanie wpisu lub jego aktualizację.
• Zapewnienie ciągłości obsługi rejestru poprzez wyznaczenie kompetentnych pracowników.

Obowiązek założenia konta jednostki i nadania uprawnień dla użytkowników

📌 Krok 3:

Dostęp do systemu CRU nie jest nadawany automatycznie. Każda jednostka ma obowiązek przejść procedurę rejestracyjną w systemie.

• Złóż wniosek o założenie konta jednostki oraz nadaj uprawnienia dla użytkowników (pracowników)
• Pamiętaj o ty, że wniosek o utworzenie konta jednostki powinien zostać złożony przez osobę uprawnioną do reprezentacji (Kierownika Jednostki) lub należycie umocowanego pełnomocnika, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

UWAGA! Rekomenduje się złożenie wniosku w pierwszej połowie kwietnia, aby zapewnić czas na konfigurację uprawnień wewnętrznych przed wejściem w życie obowiązku publikacji (1 lipca 2026 r.)

Implementacja rozwiązań klasy CLM / EOD z modułem integracyjnym

📌 Krok 4:

Ręczne przepisywanie danych do rejestru ministerialnego obarczone jest wysokim ryzykiem błędu ludzkiego.

• Zweryfikuj posiadane systemy informatyczne pod kątem gotowości do integracji z API Centralnego Rejestru Umów.
• Wdróż profesjonalnego narzędzia do zarządzania cyklem życia umowy CHILICLM, które automatycznie generuje rekordy gotowe do wysyłki do CRU, minimalizując nakład pracy ręcznej.

UWAGA! Nie zapomnij o opracowaniu procedur anonimizacji danych. Jawność rejestru wymaga szczególnej dbałości o przestrzeganie przepisów RODO oraz ochrony tajemnic prawnie chronionych.