Integracja z KSeF

Automatyzacja obiegu faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur

Bezpośrednia integracja z Krajowym Systemem e-Faktur automatyzuje pełny proces obsługi faktur zakupowych – od pobrania z KSeF, przez obieg akceptacyjny, po przekazanie do księgowania. Integracja eliminuje ręczne pobieranie faktur, zapewnia pełną kontrolę finansową i zgodność z przepisami prawa.

Umów się na prezentację
ksef

Obsługa faktur zakupu

Krok 1

Automatyczne pobranie i rejestracja

System pobiera faktury zakupowe z KSeF i rejestruje je automatycznie w rejestrach wewnętrznych. Kontrola uprawnień zapewnia dostęp do dokumentów i funkcji obsługi tylko odpowiednim pracownikom. Bezpieczny kanał komunikacji gwarantuje kompletność dokumentów i obsługę potencjalnych błędów technicznych podczas wymiany danych.

Krok 2

Obieg akceptacyjny

Faktura przechodzi przez pełny obieg opisowo-akceptacyjny z udziałem wszystkich niezbędnych działów i stanowisk: opis merytoryczny, potwierdzenie zasadności zakupu, weryfikacja zgodności z umową lub zamówieniem, kontrola formalno-rachunkowa. Wewnętrzne workflow steruje przydziałem zadań zw. z obiegiem faktury do odpowiednich działów i stanowisk.
Krok 3

Przekazanie do księgowania


Po zakończeniu obiegu i uzyskaniu wszystkich wymaganych akceptacji, system automatycznie przekazuje fakturę do systemu finansowo-księgowego, jako kompletny dekret, gotowy do zaksięgowania.

Korzyści

Integracja procesowa – jeden przepływ end-to-end

Jeden zintegrowany proces: faktury z KSeF trafiają bezpośrednio do workflow i przechodzą wszystkie etapy aż do gotowego dekretu w systemie FK. Eliminujesz manualne przepisywanie i skracasz cały cykl nawet o 60 – 80%.

Automatyczna zgodność danych już na wejściu


Dane z KSeF są ustrukturyzowane i trafiają bezpośrednio do workflow, co ogranicza błędy już na etapie rejestracji. W porównaniu z manualnym wprowadzaniem danych ryzyko konieczności korekt maleje praktycznie do zera.

Workflow napędzany danymi z KSeF


Automatyczne uzupełnianie danych z KSeF przyspiesza opis, weryfikację i kontrolę faktur. Dodatkowe automatyzacje samego workflow sprawiają, że użytkownicy pracują na gotowych informacjach, co skraca czas ich zaangażowania nawet o 40 – 50%.

Pełna audytowalność i zgodność z przepisami


System automatycznie loguje każdy etap obsługi faktury, zapewniając pełną dokumentację procesu zgodną z wymogami kontroli skarbowej i audytów wewnętrznych. Integracja z KSeF gwarantuje autentyczność dokumentu pochodzącego bezpośrednio ze źródła potwierdzonego przez Ministerstwo Finansów.

Skalowalność bez zwiększania zespołu

Rosnąca liczba faktur nie oznacza większego obciążenia pracowników. Automatyzacja pozwala obsłużyć nawet kilkukrotnie większy wolumen dokumentów bez wzrostu kosztów operacyjnych.

Zintegruj się z KSeF

Dzięki integracji ChiliONE z Krajowym Systemem e-Faktur automatycznie wysyłasz i odbierasz faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu. Pełna zgodność z obowiązującymi przepisami, mniej ręcznej pracy i większa kontrola nad dokumentami finansowymi. Szybciej, bezpieczniej i bez błędów.

Umów się na prezentację
integracja z ksef
webchili ksztalt 1

Wybrane case studies

Najczęściej zadawane pytania

Integracja systemu f-k z KSeF rozwiązuje tylko kwestię pobrania i ewidencji faktury, ale nie obsługuje zawansowanego procesu biznesowego wokół niej. Workflow pozwala przed księgowaniem przeprowadzić pełny obieg z opisem merytorycznym, potwierdzeniem zasadności zakupu, zgodności z umową czy zamówieniem oraz kontrolę formalno-rachunkową. Dzięki temu do ERP trafiają wyłącznie sprawdzone i zatwierdzone dokumenty.

Tak. Domyślnie system pobiera faktury z KSeF cyklicznie, w ustalonym interwale czasowym. Oprócz automatycznego pobierania, upoważnieni użytkownicy mogą ręcznie zainicjować pobranie faktur z KSeF. System sprawdza duplikaty, więc ta sama faktura nie zostanie zarejestrowana dwukrotnie.

Integracja opiera się na oficjalnym API KSeF i spełnia wymagania prawne. Dane są szyfrowane, a każdy etap przetwarzania faktury jest rejestrowany, co zapewnia pełną audytowalność i bezpieczeństwo.

System posiada mechanizm retry – jeśli wystąpił błąd techniczny przy pobieraniu konkretnej faktury lub platforma KSeF jest chwilowo niedostępna, próby pobierania są automatycznie powtarzane. Faktury oczekujące na pobranie są pobierane po przywróceniu dostępności KSeF. System loguje i alertuje zaistniałe problemy, co pozwala na szybką reakcję w przypadku dłuższych przerw w dostępie.

Tak, choć w większości firm faktury sprzedaży są wysyłane bezpośrednio z systemów finansowo-księgowych do KSeF. Jeśli jednak Twoja organizacja wymaga dodatkowej weryfikacji lub akceptacji faktur sprzedażowych przed wysłaniem, platforma ChiliONE obsługuje również ten scenariusz – faktura przechodzi przez obieg kontrolny, a po zatwierdzeniu jest automatycznie wysyłana do KSeF.

umów się na prezentację

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak wygląda automatyzacja obiegu faktur z KSeF? Umów 60-minutową prezentację z omówieniem integracji dostosowanej do procesów w Twojej organizacji.

Umów się na prezentację