Integracja z usługą eDoręczenia

Automatyczny odbiór i wysyłka korespondencji elektronicznej

Bezpośrednia integracja ChiliONE z publiczną usługą eDoręczeń automatyzuje procesy wymiany korespondencji z podmiotami zewnętrznymi. System automatycznie pobiera pisma przychodzące, ewidencjonuje je w rejestrach wewnętrznych i kieruje do właściwych osób w obiegu. Wbudowana wyszukiwarka adresów elektronicznych (BAE) oraz obsługa różnych form wysyłki (PURDE, PUH), automatyzuje wysyłkę korespondencji wychodzącej. Integracja zapewnia zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi doręczeń elektronicznych i gwarantuje prawną ważność doręczenia dokumentów.

Umów się na prezentację
edoreczenia
korespondencja przychodząca

Obsługa korespondencji przychodzącej

Krok 1

Automatyczne pobieranie pism

ChiliONE pobiera pisma przychodzące z usługi eDoręczeń wraz z załącznikami i danymi jednoznacznie identyfikującymi korespondencję. Dokumenty są rejestrowane automatycznie w kancelarii elektronicznej a system potwierdza odbiór zgodnie z wymogami prawnymi. Pismo otrzymuje unikalny numer ewidencyjny i jest gotowe do dalszej obsługi wewnętrznej.

Krok 2

Workflow akceptacyjne


Zarejestrowane pisma przechodzą przez proces dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych i osób odpowiedzialnych. System zapewnia możliwość automatycznego workflow zależnego od parametrów dokumentu oraz alternatywną, dekretację ręczną. Pisma mogą być opiniowane i akceptowane przez wiele osób, w sposób równoległy lub sekwencyjny.
Krok 3

Obsługa spraw


Pisma są obsługiwane w ramach prowadzonych spraw z pełną ewidencją realizowanych czynności i zapewnieniem kontroli dostępu na odpowiednich poziomach. System monitoruje terminy zw. z obsługą dokumentów i spraw. Odpowiedzi na pisma przechodzą przez wymagane akceptacje i podpisy.
Krok 4

Archiwizacja

Po zakończeniu sprawy, pismo wraz z całą korespondencją i dokumentacją jest automatycznie archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną i wymogami prawnymi. Pełna historia sprawy pozostaje dostępna dla uprawnionych osób.
Korespondencja przychodząca

Obsługa korespondencji wychodzącej

Krok 1

Przygotowanie pisma


Pisma wychodzące tworzone są bezpośrednio w ChiliONE z wykorzystaniem szablonów i standardowych formularzy. System umożliwia wyszukiwanie i automatyczną weryfikację odbiorcy w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).

Krok 2

Akceptacje
i podpisy

Przygotowane pisma przechodzą przez obieg akceptacyjny i podpisywane są elektronicznie przez upoważnione osoby. System obsługuje elektroniczne podpisy kwalifikowane i profil zaufany.
Krok 3

Automatyczna wysyłka

Po uzyskaniu wszystkich wymaganych akceptacji i podpisów, system automatycznie wysyła pismo przez usługę eDoręczeń do adresata z wykorzystaniem wybranej metody (PURDE, PUH). System loguje potwierdzenie nadania i monitoruje status doręczenia, informując o odbiorze i ewidencjonując potwierdzenia.

Odbieraj i wysyłaj
e-Doręczenia

Dzięki integracji ChiliONE z e-Doręczeniami obsługujesz korespondencję elektroniczną w jednym, centralnym systemie. Odbierasz i wysyłasz pisma do urzędów, instytucji i kontrahentów szybciej, bezpiecznie i w pełnej zgodzie z obowiązującymi przepisami.

Umów się na prezentację
odbieraj wysylaj edoreczenia

Korzyści integracji z eDoręczeniami

Jedno miejsce obsługi korespondencji elektronicznej

Pismo przychodzące z eDoręczeń automatycznie przechodzi do obsługi wewnętrznej, a odpowiedź wysyłana jest tym samym kanałem bez konieczności logowania do zewnętrznych platform.

Pełna ścieżka obsługi pisma – od odbioru do odpowiedzi

Każde pismo przechodzi przez przypisany proces: dekretację, analizę, akceptację i wysyłkę odpowiedzi. Zyskujesz pełną kontrolę i transparentność działań.

Zgodność z przepisami prawa

Pełna zgodność z ustawą o doręczeniach elektronicznych obowiązującą od 2024 roku. Integracja zapewnia automatyczne archiwizowanie urzędowych potwierdzeń nadania i odbioru. Masz zawsze dostęp do wiarygodnych dowodów w razie kontroli.

Bezpieczeństwo i pewność doręczenia

Każde pismo posiada potwierdzenie nadania i odbioru z oznaczeniem czasowym, stanowiące dowód doręczenia równoważny z listem poleconym.

Oszczędność kosztów

Nawet przy bardzo uproszczonym porównaniu kosztów (tylko papier, koperty, znaczki, bez uwzględniania kosztów obsługi pracowników), różnica w kosztach jest na poziomie 50-60% na korzyść wysyłek elektronicznych.

Skalowalność i gotowość na obowiązkową cyfryzację

Rozwiązanie pozwala obsłużyć rosnącą liczbę korespondencji z e-Doręczeń, dzięki czemu instytucja wdrażająca takie rozwiązanie, jest przygotowana na zmiany regulacyjne bez zwiększania zespołu.

Wybrane case studies

Najczęściej zadawane pytania

Tak. System pobiera wszystkie pisma adresowane na Twój adres eDoręczeń. Pobierane są zarówno pisma urzędowe, jak i korespondencja biznesowa od kontrahentów posiadających adresy eDoręczeń. W przypadku niedostępności usługi eDoręczeń, system automatycznie pobiera zaległe pisma po przywróceniu połączenia.

System posiada mechanizmy ponawiania i kolejkowania – jeśli próba pobrania lub wysyłki pisma nie powiedzie się (np. z powodu chwilowej niedostępności usługi eDoręczeń), operacja jest automatycznie powtarzana zgodnie. System loguje i alertuje zdarzenia, co pozwala na szybką reakcję.

System obsługuje wszystkie metody doręczeń przewidziane w ustawie: PURDE (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego), PUH (publiczna usługa hybrydowa) umożliwiającą wysyłkę elektroniczną z opcją dostarczenia papierowego w przypadku braku adresu elektronicznego oraz standardowe doręczenia elektroniczne.

System posiada wbudowaną funkcję wyszukiwania w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Wystarczy wprowadzić nazwę lub NIP odbiorcy, a system automatycznie znajdzie jego adres eDoręczeń. Jeśli odbiorca nie ma zarejestrowanego adresu w BAE, system umożliwi wysyłkę korespondencji PUH lub alternatywne kanały komunikacji (e-mail, poczta tradycyjna).

Nie. System pozwala wybierać kanał wysyłki dla każdego pisma – eDoręczenia, e-mail, poczta tradycyjna.

Tak. eDoręczenia zastępują ePUAP jako podstawowy kanał komunikacji elektronicznej w administracji publicznej. ePUAP będzie stopniowo wycofywany, a od 2025/2026 roku wszystkie podmioty publiczne muszą korzystać z eDoręczeń. Integracja z eDoręczeniami przygotowuje organizację na ten obowiązek i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi.

System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) zapewnia ewidencję pism i korespondencji, obsługę spraw wewnętrznych i archiwizację zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Platforma workflow, oprócz funkcji EZD, daje znacznie więcej: konfigurowalne i zaawansowane obiegi dokumentów (faktury, umowy, zamówienia), gotowe integracje z systemami finansowo-księgowymi i kadrowo-płacowymi, automatyzację procesów biznesowych oraz narzędzia low-code do projektowania własnych procesów. Platforma workflow to kompleksowe rozwiązanie łączące funkcje EZD z automatyzacją procesów biznesowych i integracją całego ekosystemu IT.

umów się na prezentację

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak wygląda automatyzacja korespondencji przez eDoręczenia? Umów 60-minutową prezentację z omówieniem integracji dostosowanej do specyfiki Twojej organizacji.

Umów się na prezentację