Elektroniczny obieg dokumentów

Uporządkuj dokumentację firmową, przyspiesz akceptacje i zredukuj koszty operacyjne o 30-40%. Jeden system ze wsparciem AI do pełnej kontroli nad dokumentami i procesami.

Od ponad 15 lat wdrażamy nasz system elektronicznego obiegu dokumentów w firmach i instytucjach z różnych branż. Dzisiaj z naszego rozwiązania korzysta ponad 20 000 użytkowników, którzy codziennie zarządzają ponad milionem dokumentów i realizują setki procesów.

Umów się na prezentację

Zaufali nam

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD)

Obsługa kancelaryjna

uporządkowana ewidencja pism, spraw i teczek, elektroniczne dekretacje, opiniowanie i akceptacje. Sam decydujesz do kogo mają trafić dokumenty lub automatycznie zrobi to za Ciebie system na podstawie określonych reguł.

Przyspieszasz obieg pisma z 7-14 dni do 24-48 godzin
Eliminujesz 95% zagubionych dokumentów

Sprawna rejestracja dokumentów

pozyskuj automatycznie dokumenty ze źródeł zewnętrznych (e-mail, skanery, eDoręczenia, KSeF, …). Moduły OCR i AI automatycznie rozpoznają dane i wypełnią je za Ciebie w systemie.

Skracasz czas rejestracji dokumentu o 70-80% (z 5-8 min do poniżej 1 min)

Obsługa korespondencji

sprawna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Integracja z usługami eDoręczenia, ePUAP oraz eNadawca umożliwia przyjęcie i wysyłkę listów poleconych, przesyłek kurierskich bezpośrednio z systemu.

Oszczędzasz 15-20 minut na każdej przesyłce

Monitoring realizacji

w czasie rzeczywistym masz dostęp do statusów pism, spraw, odpowiedzialnych oraz pilności zadań do realizacji.

Identyfikujesz wąskie gardła i zwiększasz kontrolę o 100%

Odbieraj i wysyłaj e-Doręczenia

Dzięki rozwiązaniom Webchili z zakresu e-Doręczeń obsługujesz oficjalną korespondencję elektroniczną w jednym, centralnym systemie. Automatycznie odbieraj i wysyłaj pisma do urzędów, instytucji i kontrahentów szybciej, bezpiecznie i w pełnej zgodzie z obowiązującymi przepisami. Cała korespondencja zawsze pod kontrolą.

czytaj więcej

Obsługa procesów – umowy, zamówienia, faktury, …

Planowanie zakupów i wnioski zakupowe

elektroniczne budżetowanie oraz wnioski z automatyczną kontrolą budżetu.

Zapobiegasz wydatkom bez pokrycia (oszczędność 5-15% nieplanowanych zakupów)

Obsługa umów

ewidencja umów z automatycznymi przypomnieniami o terminach i kontrolingiem realizacji.

Unikasz przekroczeń wartości umów

Zatwierdzanie faktur

OCR rozpoznaje dane, system sprawdza zgodność z zamówieniem / umową i wykrywa duplikaty.

Skracasz obieg faktury z 7-14 dni do 1-2 dni
Wykrywasz 95% duplikatów przed księgowaniem
Wykorzystujesz rabaty za wcześniejsze płatności (2-3% wartości faktury)

Integracja z systemami finansowymi

automatyczne przekazywanie dokumentów do systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych. Obsługa KSeF, PEF, CRU.

Eliminujesz 90% ręcznego przepisywania danych
Redukujesz błędy rachunkowe o 70-80%

Zintegruj się z KSeF

Dzięki integracji z Krajowym Systemem e-Faktur automatycznie odbierasz faktury ustrukturyzowane w jednym miejscu. Pełna zgodność z obowiązującymi przepisami, mniej ręcznej pracy i większa kontrola nad dokumentami finansowymi. Szybciej, bezpieczniej i bez błędów.

czytaj więcej

Ścieżki akceptacyjne i podpisy elektroniczne

Wielopoziomowe akceptacje

ścieżki akceptacji sekwencyjnych i równoległych dostosowane do struktury organizacji i limitów kompetencyjnych.

Skracasz czas zatwierdzenia umów i zamówień z 5-7 dni do 1-2 dni

Automatyczne delegowanie i zastępstwa

podczas nieobecności kluczowych osób system przekierowuje zadania do zastępców. Mobilne akceptacje z telefonu.

Eliminujesz paraliż decyzyjny
Przyspieszasz procesy o 60-75% dzięki mobilnym akceptacjom

Limity kompetencyjne i kontrola budżetów

egzekwuj reguły biznesowe i limity zatwierdzania. Automatyczne blokowanie dokumentów przekraczających uprawnienia lub budżety.

Zapobiegasz niekontrolowanym wydatkom
Wymuszasz zgodność z procedurami na poziomie 100%

Podpisy elektroniczne

składaj podpisy kwalifikowane, zaufane i niekwalifikowane bezpośrednio w systemie. Integracja z profilem zaufanym.

Oszczędzasz 80% czasu w porównaniu do tradycyjnego podpisywania

Archiwizacja dokumentów

Automatyczne przygotowanie do archiwizacji

klasyfikacja dokumentów według kategorii archiwalnych i okresów przechowywania zgodnie z wymogami prawnymi. Automatyczne oznaczanie dokumentów gotowych do przekazania.

Eliminujesz ryzyko przedwczesnego usunięcia lub niewłaściwego przechowywania

Udostępnianie dokumentacji archiwalnej

wyszukiwanie pozwala odnaleźć szybko każdy dokument a zautomatyzowana obsługa wypożyczeń zapewnia kontrolowane udostępnianie dokumentów.

Oszczędzasz 90% czasu na poszukiwanie dokumentów archiwalnych

Brakowanie i przekazywanie do Archiwum Państwowego

automatyczne przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnych z wymogami. Wewnętrzne procesy zatwierdzania ujęte w systemie.

100% zgodność z procedurami

Wybrane case studies

NCBJ. Kompleksowa obsługa dokumentów i automatyzacja procesów

AWF Poznań. Efektywny obieg dokumentów w dynamicznie rozwijającej się uczelni wyższej

Najczęściej zadawane pytania

Podstawowe wdrożenie zajmuje 8-12 tygodni. Dzięki gotowym modułom i procesom oraz narzędziom low-code skracamy czas wdrożenia o 50-65% w porównaniu do rozwiązań tworzonych od podstaw (4-6 miesięcy).

Tak. Łączymy się z różnymi systemami takimi jak SAP, MS Dynamics, Symfonia, Comarch, InsERT, Simple i wieloma innymi oraz usługami KSeF, PEF, eDoręczenia, eNadawca poprzez API i gotowe konektory.

Zapewniamy pełną zgodność z RODO poprzez kontrolę dostępu, szyfrowanie, audit trail i anonimizację danych.

Oferujemy dwa modele: SaaS z hostingiem w certyfikowanych centrach danych w Polsce oraz wdrożenie on-premise w Twojej infrastrukturze. Wybór modelu zależy od wymagań bezpieczeństwa, dostępności i preferencji organizacji.

Tak. Narzędzia low-code pozwalają modelować unikalne procesy bez programowania w ciągu 1-2 dni. Przed wdrożeniem przeprowadzamy analizę i optymalizację Twoich procesów.

Koszty wdrożenia zależą od zakresu (liczba modułów i procesów), liczby użytkowników końcowych oraz parametrów opieki serwisowej (SLA). Wdrożenia zaczynają się od 20 000 zł. Model licencjonowania: subskrypcja SaaS lub zakup licencji perpetualnych. Szczegółową wycenę przygotowujemy po analizie potrzeb.

Podstawowe funkcje opanowują w 60 minut. Wyposażamy ich w elektroniczne instrukcje. Oferujemy szkolenia dla administratorów (1-2 dni) umożliwiające samodzielną konfigurację systemu.

Jeśli Twój obecny system nie nadąża za potrzebami organizacji (brak integracji z nowymi usługami jak KSeF czy eDoręczenia, sztywne procesy wymagające zaangażowania IT, brak wsparcia AI, przestarzały interfejs), warto rozważyć zmianę. Nowoczesne platformy oferują elastyczność low-code, automatyzację z AI, mobilny dostęp i szybkie dostosowanie do zmieniających się przepisów. Migracja na nowy system nie musi być problematyczna – przeprowadzamy ją etapami, zapewniając ciągłość procesów i migrację danych historycznych. Typowa migracja zajmuje 8-12 tygodni i pozwala szybko odzyskać inwestycję dzięki wyższej efektywności.

System EZD RP posiada bardzo ograniczone możliwości w stosunku do rozwiązań komercyjnych i w zasadzie obsługuje jedynie obszar pism i korespondencji, nie dając możliwości procesowej obsługi dokumentów biznesowych takich jak umowy, zamówienia czy faktury. Rozwiązania komercyjne oferują pełną automatyzację procesów, integracje z systemami ERP i finansowymi, wsparcie AI, elastyczne narzędzia low-code oraz mobilny dostęp. Są równie, a często bardziej bezpieczne – nasza firma legitymuje się certyfikatami ISO 9001 i ISO 27001, co potwierdza wysokie standardy wytwarzania oraz bezpieczeństwa oprogramowania. Dzięki temu otrzymujesz system, który nie tylko spełnia wymogi formalne, ale rzeczywiście usprawnia procesy biznesowe i rozwija się wraz z potrzebami Twojej organizacji.

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak elektroniczny obieg dokumentów usprawni pracę Twojej organizacji? Umów 60-minutową prezentację systemu dostosowaną do Twojej branży i procesów.