NCBJ. Kompleksowa obsługa dokumentów i automatyzacja procesów
Wyzwanie
Narodowe Centrum Badań Jądrowych z siedzibą w Świerku, powstało w 2011 r. z połączenia dwóch instytutów: Instytutu Energii Atomowej oraz Instytutu Problemów Jądrowych, tworząc największy instytut badawczy w Polsce. NCBJ zajmuje się badaniami z dziedziny fizyki subatomowej, fizyki jądrowej, rozwijaniem technologii jądrowych oraz produkcją m.in. radiofarmaceutyków i urządzeń dla rozmaitych gałęzi nauki i gospodarki, w tym medycyny. Centrum tworzy infrastrukturę informatyczną i laboratoryjną niezbędną dla wsparcia programu budowy energetyki jądrowej w Polsce.
Ze względu na rozbudowaną strukturę organizacyjną, Centrum mierzyło się z utrudnieniami w organizacji pracy zw. z obsługą dokumentów w formie papierowej oraz komunikacją wewnętrzną. NCBJ postawił sobie za cel skrócenie czasu i poprawę jakości realizacji procesów biznesowych i obsługi dokumentów w czterech kluczowych obszarach:
Digitalizacja, uporządkowanie ewidencji i obsługi dokumentacji,
Kontrola zakupów i monitoring kosztów,
Wsparcie pracowników w realizacji procesów HR,
Obsługa realizowanych projektów naukowo-badawczych.
Rozwiązanie
Tak duże i kompleksowe wdrożenie było wyzwaniem dla obu stron. Dzięki właściwej i szczegółowej analizie przeprowadzonej przez ekspertów WebChili oraz wdrożeniu systemu ChiliWorkflow, NCBJ otrzymał efektywne narzędzie do obsługi dokumentów i procesów ich akceptacji oraz zapewnił ustrukturyzowanie gromadzonych danych i ich jakość. To z kolei znacząco wpłynęło na dostęp do informacji i szybkie wyszukiwanie konkretnych dokumentów według kluczowych kryteriów.
System ChiliWorkflow został wdrożony z sukcesem w następujących obszarach:
– Kancelaria, Archiwum i Elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
– Obsługa zakupów: wnioski zakupowe, umowy,
– Rozliczenia: obieg faktur, rozliczanie zakupów, umów i projektów,
– Obsługa zatrudnienia nowych pracowników: wnioski, umowy cywilno-prawne,
– Procesy HR: wnioski urlopowe, delegacje krajowe i zagraniczne z rozliczeniem.
Efekty
Pracownicy NCBJ korzystają z dostępnych procesów we wszystkich obszarach wdrożenia. System ChiliWorkflow usprawnia i automatyzuje procesy decyzji zakupowych i umożliwia lepszą kontrolę kosztów w organizacji. Moduły ewidencyjne takie jak Kancelaria, Rejestry umów, faktur czy wniosków pozwalają na uporządkowanie rejestracji i dostępu do gromadzonej dokumentacji a następnie sprawne przekazywanie jej do archiwum. Systemowe wsparcie dla obsługi projektów naukowo-badawczych umożliwia ich pełną kontrolę na poziomie realizacji i monitoringu.
Kluczowe korzyści:
- kompleksowe wsparcie pracy zespołowej, zdalnej i rozproszonej,
- łatwość obsługi narzędzia dla wszystkich działów i jednostek,
- cała dokumentacja online – bez drukowania, ekologicznie i z łatwym do przeszukania archiwum online dostępnym z każdego miejsca i o każdej porze,
- szybki obieg informacji pomiędzy pracownikami,
- standaryzacja i ułatwienie wielu procedur z obszaru HR.
