AWF Poznań. Efektywny obieg dokumentów w dynamicznie rozwijającej się uczelni wyższej

AWF Poznań to prężnie rozwijająca się uczelnia wyższa o ukierunkowaniu sportowym. Posiada jedno z najnowocześniejszych laboratoriów w Polsce, w którym badani są czołowi sportowcy i mistrzowie olimpijscy. Jej absolwentami jest wielu wybitnych sportowców, olimpijczyków i trenerów. Aby uczelnia mogła pełnić swoją misję, niezbędna jest jej niezawodna obsługa administracyjna, w tym obsługa dokumentów i procesów. Uczelnia, mając tego świadomość, podjęła decyzję o wdrożeniu systemu wspierającego działania w obszarze ewidencji, archiwizacji i obiegu dokumentów. W ramach projektu, zostały postawione przed nami następujące cele:

uporządkowanie elektronicznej ewidencji i archiwizacji dokumentów przychodzących, wychodzących i wewnętrznych,
automatyzacja wybranych procesów (m. in. faktur kosztowych, wniosków urlopowych czy obsługi zamówień publicznych),
integracja z systemem klasy ERP w celu wymiany danych niezbędnych do obsługi przetwarzanych dokumentów.

Po zapoznaniu się ze specyfiką pracy uczelni oraz bazując na naszym doświadczeniu we wdrożeniach systemu Chiliworkflow, dostarczyliśmy i skonfigurowaliśmy system w następujących obszarach funkcjonalnych:

Obsługa kancelarii i sekretariatów zgodna z instrukcją kancelaryjną uczelni,
Integracja z systemem ePuap,
Obsługa Archiwum zakładowego,
Obsługa procesów biznesowych,
Integracja z systemem klasy ERP z użyciem szyny danych.
W ramach wdrożenia zostały również zaimplementowane następujące procesy obiegu dokumentów:
Obsługa faktur kosztowych,
Wnioski urlopowe,
Wnioski o odbiór nadgodzin,
Wnioski w obszarze zamówień publicznych.

Wdrożenie systemu ChiliWorkflow zapewniło uczelni kompleksowe zarządzanie obiegiem dokumentów od rejestracji kancelaryjnej, przez realizację procedur, aż po archiwizację. Rozwiązanie wspiera zarówno kancelarię główną, jak i oddziałowe, zapewniając spójność procesów oraz integrację z e-PUAP i systemem ERP.

Kluczowe korzyści: