ChiliCLM – Rejestr umów

Contract Lifecycle Management – kompleksowa obsługa umów

ChiliCLM to platforma do zarządzania wszystkimi umowami firmowymi w jednym miejscu. Ułatwiasz ewidencję, współpracę nad draftami umów, akceptacje i podpisywanie kontraktów – wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania, śledzenia i finalizowania umów w jednej przejrzystej przestrzeni.

Umów się na prezentację

Obsługa pełnego cyklu życia umów

Rejestr umów

Centralne miejsce obsługi umów. Dostęp do kontraktów regulowany uprawnieniami, monitoring i automatyczne przypomnienia oparte o kluczowe parametry umów, możliwość eksportu danych do analiz.

  • Wszystkie umowy w jednym miejscu
  • Kontrola dostępu do dokumentów – uprawnienia dostosowane do struktury organizacji i poziomów poufności
  • Automatyczne alerty o zbliżających się terminach i kluczowych parametrach umowy

Praca grupowa

Współdzielenie draftów, projektów umów z kontrolą dostępu umożliwia równoległą pracę wielu osób i działów nad umową. System wersjonuje dokumenty z pełną historią zmian i odpowiedzialnością autorów, a wbudowane komentowanie zastępuje wymianę e-maili.

  • Szybkie przygotowanie umowy dzięki równoległej pracy zespołu bez konfliktów wersji
  • Pełna audytowalność zmian z możliwością powrotu do dowolnej wersji dokumentu
  • Redukcja komunikacji poza systemem (emaile, telefony) o 80% dzięki centralnemu miejscu dyskusji nad dokumentem

Workflow akceptacyjne

Wielopoziomowe zatwierdzanie umów z konfigurowalnymi ścieżkami akceptacji. Integracja z mechanizmami podpisów elektronicznych umożliwia składanie podpisów do umowy bezpośrednio w systemie.

  • Zgodność z limitami kompetencyjnymi – tylko uprawnione osoby zatwierdzają umowy określonych parametrach (np. wartości, asortyment)
  • Szybsze o 70% podpisywanie umów dzięki elektronicznemu obiegowi i podpisom
  • Pełna ważność prawna dokumentów z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi

Konfiguracja i automatyzacja

Narzędzia low-code do samodzielnej konfiguracji ścieżek obiegowych i automatyzacji. Definiujesz własne typy umów, atrybuty dokumentów i procesy obsługi dostosowane do specyfiki organizacji.

  • System dostosowany do Twoich procesów, nie odwrotnie
  • Ustandaryzowana dokumentacja kontraktową dzięki własnym szablonom
  • Automatyzacja rutynowych czynności (przypomnienia, eskalacje, aktualizacje statusów)

Analityka i raportowanie

Predefiniowane raporty obsługi umów z możliwością generowania zestawień według kluczowych kryteriów. Możliwość eksportu danych do dalszej analizy w narzędziach zewnętrznych (BI, Excel) dla zaawansowanej analityki.

  • Dostęp do kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym
  • Identyfikacja umów wymagających podjęcia działań (np. prolongaty, renegocjacji) z wyprzedzeniem
  • Analiza efektywności procesów kontraktowych i wykrywanie opóźnień w ich obsłudze

Integracje

Naturalnie wkomponuj ChiliCLM w swój narzędziowy ekosystem pracy.

  • Jednolite źródło danych kontraktowych dla systemów finansowych, sprzedażowych i analitycznych
  • Usprawniona wewnętrzna komunikacja i terminy umowne poprzez synchronizację z mailem, komunikatorami czy kalendarzami zespołu
  • Zgodność z przepisami poprzez automatyzację raportowania do CRU JSF

Integracje i obsługa podpisów elektronicznych

  • Podpis 1
  • Podpis 2
  • Podpis 3
  • Podpis 4
  • Podpis 5
  • Podpis 6

Skuteczność CHILICLM w liczbach

W jaki sposób wdrożenie narzędzia CHILICLM przekłada się na mierzalne oszczędności finansowe i optymalizację czasu pracy w Twoim zespole?

50%
przyspieszenie etapu zbierania akceptacji i podpisów
80%
krótszy czas generowania umowy
100%
kontroli nad terminami
Poznaj CHILICLM

Najczęściej zadawane pytania

Tak. System obsługuje dowolne typy umów z możliwością samodzielnej konfiguracji specyficznych atrybutów i reguł obsługi dla każdego typu umowy. Każdy rodzaj umowy może być opisany indywidualnymi parametrami i posiadać własne reguły dostępu oraz akceptacji.

Tak. Narzędzia konfiguracyjne pozwalają definiować praktycznie nieograniczone typy umów z dowolnymi atrybutami. Możesz stworzyć typy specyficzne dla Twojej branży (np. umowy licencyjne, umowy o dzieło, kontrakty budowlane, umowy najmu) z dedykowanymi polami, ścieżkami akceptacji i szablonami dokumentów.

Tak. Workflow akceptacyjne jest w pełni konfigurowalne narzędziami typu low-code. Definiujesz kto, w jakiej kolejności i na jakich warunkach akceptuje umowy. Możesz stworzyć różne ścieżki w zależności od parametrów umowy (typu, wartości, kategorii wydatków itd.). System obsługuje akceptacje sekwencyjne, równoległe, warunkowe i zastępstwa podczas nieobecności akceptantów.

Tak. System obsługuje masowy import umów z plików Excel/CSV lub z innych systemów poprzez API. Oferujemy również usługę migracji danych z innych systemów w ramach wdrożenia.

Zakończone umowy są automatycznie archiwizowane. System zachowuje pełną historię umowy, wszystkie wersje dokumentów, korespondencję i załączniki. Archiwalne umowy pozostają dostępne dla uprawnionych użytkowników.

Tak. System zapewnia precyzyjną kontrolę dostępu na poziomie pojedynczych umów i kategorii. Możesz oznaczyć umowy jako poufne i udostępnić je tylko wybranym osobom lub grupom (np. zarząd, dział prawny). Kontrola dostępu działa również na poziomie działań – możesz zdefiniować kto może przeglądać, edytować, akceptować czy usuwać umowy. Każda operacja jest logowana, co zapewnia pełną audytowalność dostępu do dokumentów wrażliwych.