Integracja z Centralnym Rejestrem Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)

Automatyczne raportowanie umów do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

cru jsfp logo

Od 1 lipca 2026 roku jednostki sektora finansów publicznych mają obowiązek raportowania umów w Centralnym Rejestrze Umów (CRU JSFP) zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. ChiliCLM zapewnia jedno przejrzyste miejsce gromadzenia umów w organizacji z automatycznym przekazywaniem danych do CRU JSFP, eliminując ręczne przenoszenie danych i ryzyko niezgodności z wymogami prawnymi.

Umów się na prezentację
  
webchili ksztalt 1
rowne zielone

Czym jest CRU JSFP?

Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych to zestawienie wybranych informacji o umowach zawartych przez jednostki tworzące sektor finansów publicznych. Rejestr prowadzony jest w systemie udostępnionym nieodpłatnie przez Ministerstwo Finansów. Głównym celem CRU JSFP jest realizacja zasady jawności gospodarowania środkami publicznymi, o której mowa w art. 34 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

edycja zielone

Jakie umowy podlegają ewidencji w CRU JSFP?

  • spełniają definicję zamówienia (Prawo zamówień publicznych, w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r.),
  • zostaną zawarte w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej albo innej formie szczególnej – w rozumieniu ustawy Kodeks Cywilny,
  • obciążą plan finansowy/budżet danej jednostki.

Formy zawarcia umowy objęte obowiązkiem:

  • Forma pisemna (dokument z własnoręcznym podpisem obu stron)
  • Forma elektroniczna (dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym)
  • Forma dokumentowa (skan dokumentu, e-mail, plik tekstowy umożliwiający identyfikację stron)
  • Forma szczególna (np. akt notarialny)
zegar grejpfrut

Terminarz

1 kwietnia 2026

Uruchomienie wersji testowej CRU przez Ministerstwo Finansów. Możliwość wnioskowania o dostęp przez jednostki.

1 lipca 2026

Obowiązek raportowania umów przez jednostki sektora finansów publicznych.
zatwierdzone zielone

Jakie dane podlegają ewidencji?

Zakres danych jakie należy raportować w CRU JSFP obejmuje:

  • Numer umowy nadany przez jednostkę
  • Strony umowy (nazwa jednostki JSFP, nazwa i dane kontrahenta)
  • Przedmiot umowy (opis)
  • Wartość umowy
  • Okres obowiązywania umowy (data zawarcia, termin realizacji)
  • Źródło finansowania (budżet państwa, środki UE, inne)
  • Informacja o związku z zamówieniem publicznym
  • Dane o aneksach i zmianach umowy

Obsługa umów w ChiliCLM

to zapewnienie centralnego miejsca ewidencji umów i zgodności z przepisami …

Centralna ewidencja umów

Rejestr umów platformy ChiliONE, stanowi jeden, centralny punkt gromadzenia wszystkich umów w organizacji. Umowy zawierane przez jednostkę są rejestrowane w platformie z kompletem danych wymaganych przez CRU JSFP. Umowy można wprowadzać manualnie, importować z plików (np. Excel) lub synchronizować z innymi systemami wewnętrznymi (np. ERP, CRM).

Automatyczna integracja z CRU JSFP

Dla Jednostek Sektora Finansów Publicznych, Umowy są automatycznie przekazywane do CRU przez bezpieczne API. Integracja działa według ustalonego harmonogramu lub na żądanie, eliminując ryzyko pominięcia umów i zapewniając terminowość raportowania (do 30 dni od zawarcia umowy). Synchronizacja odbywa się w trybie przekazywania nowych umów i aktualizacji istniejących.

… a dodatkowo możliwości kompleksowej obsługi pełnego cyklu życia umów:

Praca grupowa

Udostępnianie, opiniowanie, komentarze jako narzędzia pracy nad projektami umów.

Workflow akceptacyjne

Wielopoziomowe zatwierdzanie umów z konfigurowalnymi ścieżkami akceptacji.

Podpisy elektroniczne

Podpisywanie umów bezpośrednio w systemie.

Wersjonowanie i aneksy

Obsługa wersji i aneksów, historia zmian.

Monitoring terminów

Automatyczne przypomnienia o zbliżających się kluczowych terminach umowy.

Integracje

Wymiana danych z narzędziami codziennej pracy (mail, kalendarze, pakiety biurowe) usprawnia bieżący przepływ informacji.

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ

Wybrane case studies

Najczęściej zadawane pytania

Obligatoryjnie zgłaszane są umowy spełniające łącznie następujące warunki:

  • definicję zamówienia publicznego art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.).
  • umowa zawarta w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej – w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Z żadnej z tych przesłanek nie wynika próg wartości umowy. Ponadto, z raportowania wyłączone są m.in. umowy o pracę, umowy zlecenia z pracownikami, umowy dotacji (te są raportowane osobno zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 8 ustawy o finansach publicznych).

Mechanizmy automatycznej wymiany danych obejmują nowe umowy oraz aktualizacje już istniejących.

Częstotliwość przekazywania danych do CRU jest konfigurowalna. Domyślnie system przekazuje dane o nowych umowach i aneksach w trybie tygodniowym (raz na tydzień w godzinach nocnych), co zapewnia terminowość przy minimalnym obciążeniu systemów. Niezależnie od harmonogramu, system zapewnia raportowanie w ustawowym terminie 30 dni od zawarcia umowy.

Tak. Oprócz automatycznej synchronizacji, upoważnieni użytkownicy mogą ręcznie zainicjować przekazanie konkretnych umów do CRU JSFP. System sprawdza duplikaty, więc ta sama umowa nie zostanie zgłoszona dwukrotnie.

System posiada mechanizmy ponawiania – jeśli próba przekazania danych do CRU JSFP nie powiedzie się (np. z powodu chwilowej niedostępności systemu CRU JSFP), operacja jest automatycznie powtarzana przy kolejnej próbie połączenia. System loguje wszystkie próby synchronizacji a Administratorzy otrzymują alerty o problemach synchronizacji z opisem błędu, co pozwala na szybką reakcję.

umów się na prezentację

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak wygląda obsługa umów w ChiliCLM i automatyzacja raportowania do CRU JSFP? Umów 60-minutową prezentację z omówieniem integracji dostosowanej do specyfiki Twojej organizacji.

Umów się na prezentację