Rozliczanie zakupów

Faktury i dokumenty kosztowe – integralne rozliczanie zakupów

Faktury przechodzą przez obieg akceptacyjny, który zapewnia dwa kluczowe elementy kontroli. Po pierwsze, wydatki są kontrolowane względem budżetu i planu zakupów – system pilnuje, aby faktury mieściły się w zaplanowanych środkach. Po drugie, każda faktura jest opisywana merytorycznie i weryfikowana pod kątem zgodności z wcześniej zawartymi umowami i złożonymi zamówieniami co pozwala na ich poprawne rozliczanie. Po przejściu przez wszystkie etapy akceptacji zatwierdzone faktury trafiają automatycznie do systemów finansowo-księgowych jako gotowe dekrety do zaksięgowania.

Umów się na prezentację
Group 16

Faktury i dokumenty kosztowe

Faktury przychodzące z KSeF, PEF lub wprowadzane ręcznie są automatycznie rejestrowane w systemie i kierowane do workflow akceptacyjnego. Kształt procesu jest konfigurowalny ale faktura przeważnie przechodzi przez etapy opisów merytorycznych (co zostało zakupione, dla jakiej komórki, w jakim celu), potwierdzenia zgodności z wnioskami wewnętrznymi, umowami i  zamówieniami (czy faktura dotyczy zatwierdzonego wcześniej zapotrzebowania i złożonego zamówienia), oraz weryfikacja formalno-rachunkowa (czy dane są kompletne, czy cena i ilości są poprawne). System obsługuje również faktury częściowe i zaliczkowe – każda z nich może być powiązana z jedną umową lub zamówieniem ramowym i automatycznie sumowana do momentu pełnego rozliczenia. Po zatwierdzeniu wszystkich etapów, faktura jest automatycznie przekazywana do systemu finansowo-księgowego z pełnym opisem i metadanymi umożliwiającymi poprawne zaksięgowanie.

Eliminujesz 90% błędów w opisach merytorycznych poprzez obowiązkowe pola w formularzu fakturowania

Gwarantujesz kontrolę zgodności – żadna faktura nie trafi do księgowości bez potwierdzenia zgodności z zamówieniem

Przyspieszasz obieg faktury z 7-14 dni do 1-2 dni roboczych dzięki równoległym akceptacjom i automatycznym walidacjom


Wykrywasz duplikaty faktury już na etapie rejestracji – system powiadamia o wcześniej zarejestrowanych fakturach od tego dostawcy z tą samą kwotą

Zapewniasz pełną dokumentację każdej faktury w systemie – dostępna dla audytów, kontroli i sporów z dostawcami

Kontroling i rozliczanie budżetów

Faktury w obiegu są powiązane z budżetem lub planem wydatków jednostki – system automatycznie weryfikuje, czy kwota faktury nie przekroczy zaplanowanych i dostępnych środków. Pozycje budżetu mogą być powiązane z wieloma fakturami – system sumuje wszystkie faktury związane z daną pozycją i monitoruje pozostałe środki. System obsługuje zarówno plany jednoroczne jak i wieloletnie. Odpowiednie osoby z Kierownictwa i kontrolingu mają dostęp do danych porównujących plan wydatków z rzeczywistymi fakturami, mogą identyfikować przekroczenia i podejmować decyzje o przesunięciach budżetowych.

Unikasz przekroczenia budżetu – system powiadamia gdy faktura zbliża się do limitu pozycji budżetowej

Agregujesz faktury z wielu dostawców do jednej pozycji budżetu – jeden plan może obsługiwać setki faktur

Śledzisz wydatki w czasie rzeczywistym – dane plan vs rzeczywistość są dostępny na bieżąco, nie tylko na koniec miesiąca


Wspierasz zgodność – pełna dokumentacja rozliczenia wydatków względem budżetu obowiązkowa w jednostkach administracji publicznej


Optymalizujesz budżet na bieżąco – gdy widać że pozycje będą niewystarczające, można przesunąć środki jeszcze w trakcie roku

Rozliczanie umów i zamówień

Powiązanie faktur z umowami lub zamówieniami, na podstawie których została wystawiona – system automatycznie weryfikuje zgodność faktury z umową (czy dotyczy tej samej usługi/produktu, czy cena jest zgodna, czy ilości są poprawne). System obsługuje wszystkie typy umów – umowy jednorazowe, umowy ramowe (wiele faktur rozliczających umowę aż do wyczerpania jej wartości) oraz umowy sukcesywne (regularne faktury przez określony okres). Dodatkowo system obsługuje różne wymiary rozliczania – umowy mogą być rozliczane na podstawie ilości, wartości lub kombinacji ilościowo-wartościowej. System automatycznie sumuje faktury powiązane z umową i w momencie gdy umowa jest w pełni rozliczona, uniemożliwia składanie kolejnych faktur do tej umowy.

Zapewniasz zgodność faktur z umowami – system blokuje faktury niezgodne z parametrami umowy (cena, ilość, asortyment)

Rozliczasz umowy ramowe wieloma fakturami – system automatycznie śledzi ile zostało jeszcze do rozliczenia w ramach umowy

Obsługujesz faktury częściowe i zaliczkowe – każda faktura może być częścią rozliczenia umowy aż do jej pełnego zamknięcia


Wspierasz kontrolę dostawców – raport rozliczenia umowy pokazuje wszystkie faktury od dostawcy, pojawiające się trendy (opóźnienia, błędy)


Eliminujesz spory z dostawcami – pełna dokumentacja rozliczenia umowy (jakie faktury zostały rozliczone, ile zostało) jest zawsze dostępna

Wybrane case studies

Najczęściej zadawane pytania

Tak. Umowy ramowe mogą być rozliczane poprzez wiele faktur aż do wyczerpania wartości umowy. System automatycznie śledzi ile zostało jeszcze do rozliczenia w ramach umowy i blokuje faktury jeśli ich suma przekroczyłaby limit umowy. Możesz rozliczać umowę zarówno na podstawie ilości (liczba dostaw), wartości (kwota do wyczerpania), jak i kombinacji (maksymalnie 100 sztuk za maksymalnie 100 000 zł). System obsługuje również faktury częściowe – każda faktura może być tylko częścią dostawy, którą trzeba rozliczyć kolejnymi fakturami.

System obsługuje wszystkie rodzaje faktur – faktury końcowe, faktury częściowe (rozliczające część umowy) i faktury zaliczkowe (wcześniejsza zapłata przed dostawą). Każda faktura może być powiązana z tą samą umową lub zamówieniem – system automatycznie sumuje wszystkie faktury i monitoruje czy razem rozliczają umowę. Dla faktur zaliczkowych system wyróżnia je w raporcie i automatycznie odejmuje od wartości rzeczywistych faktur końcowych. System wspiera również faktury korygujące – zmniejszające wartość wcześniejszych faktur (np. w przypadku zwrotu produktu).

Tak. System automatycznie weryfikuje zgodność faktury z umową/zamówieniem na kilku poziomach. Sprawdza czy dostawca faktury jest tym samym dostawcą z umowy, czy przedmiot faktury odpowiada zawartej umowie, czy cena jednostkowa jest zgodna z umową, czy ilości nie przekraczają umowy. Faktury niezgodne są blokowane na etapie rejestracji z komunikatem wskazującym na niezgodność. Pracownik może albo poprawić dane faktury, albo wymusić jej akceptację z uzasadnieniem – wszystkie wymuszenia są logowane dla celów audytowych.

Tak. System udostępnia dane porównawcze planu wydatków (budżet) z rzeczywistymi wydatkami na podstawie zarejestrowanych faktur. Dane dostępne są na każdym poziomie hierarchii budżetu – całej jednostki, departamentu, pozycji budżetu. Można analizować odchylenia plan vs rzeczywistość. Dane mogą być eksportowane do systemów BI dla zaawansowanej analityki.

Tak. System obsługuje wszystkie typy umów – jednorazowe (jedna dostawa), ramowe (wiele dostaw w ramach umowy do wyczerpania kwoty), oraz sukcesywne (regularne dostawy przez określony okres). Dla każdego typu umowy można definiować specyficzne reguły rozliczania – np. umowy sukcesywne mogą być rozliczane automatycznie faktury co miesiąc, umowy ramowe mogą być rozliczane ad hoc gdy zajdzie potrzeba. System wspiera również umowy warunkowe – np. umowa z rabatami za ilość lub okresy obowiązywania.

Tak. System jest zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) i Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF) – faktury przychodzące z tych systemów są automatycznie pobierane i rejestrowane w systemie. Dane z faktury (dostawca, kwota, termin płatności) są automatycznie ekstrahowane i wypełniają formularze rejestracyjne, zmniejszając wysiłek ręcznego wprowadzania danych o 95%. Dodatkowo system automatycznie potwierdza odbiór faktury w KSeF/PEF zgodnie z wymogami prawnymi.

Tak. Po zakończeniu obiegu akceptacyjnego, zatwierdzone faktury są automatycznie przekazywane do systemu finansowo-księgowego bez ręcznego działania użytkownika. Faktura trafia do systemu finansowego jako gotowy dekret do zaksięgowania, ze wszystkimi niezbędnymi danymi – opis merytoryczny, centrum kosztów, wymiar budżetu, numer umowy. System finansowy może bezpośrednio przystąpić do zaksięgowania bez konieczności sprawdzania dodatkowych informacji czy przepisywania danych – zmniejsza to czasy zamknięcia ksiąg.

umów się na prezentację

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak platforma CHILIONE automatyzuje rozliczanie zakupów w Twojej organizacji? Umów 60-minutową prezentację z omówieniem funkcjonalności dostosowanych do procesów rozliczania i kontrolingu w Twojej jednostce.

Umów się na prezentację