MPO Warszawa. Jak system EOD uporządkował procesy zakupowe w dużej spółce komunalnej
Wyzwanie
Spółka komunalna mierzyła się z rozproszonym procesem zamówień sektorowych, opartym na manualnym „pilnowaniu” terminów w arkuszach Excel i wymianie setek wiadomości e-mail. Głównymi problemami były trudności w ustaleniu bieżącego statusu postępowań oraz opóźnienia w komunikacji między działami merytorycznymi a działem zamówień.
Rozwiązanie
Wdrożenie dedykowanego systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który scentralizował i usystematyzował całą ścieżkę zamówienia. Kluczowe elementy wdrożenia to workflow statusowy jakim było nadanie każdemu postępowaniu jasnego, widocznego dla wszystkich etapu, automatyczny terminarz przypominający o kluczowych datach i ustawowych terminach, repozytorium szablonów, czyli standaryzacja dokumentów i automatyczne generowanie pism.
Efekty
Najważniejszą zmianą była transformacja kultury pracy jakim było przejście z reaktywnego „gaszenia pożarów” na mailach do proaktywnego zarządzania procesem procesem. Organizacja zyskała skrócenie czasu trwania postępowań zakupowych i bezpieczeństwo audytowe czyli pełną historię dokumentacji dostępną za jednym kliknięciem.
Wybrane korzyści:
- automatyczne mechanizmy kontrolne minimalizujące ryzyko uchybień terminowych i błędów w dokumentacji
- krótszy czas prowadzenia postępowań
- pełna ścieżka audytowa gwarantująca spokój podczas kontroli zewnętrznych i wewnętrznych
- brak ,,wąskich gardeł’’ pełna współpraca między działami
