Specjalistyczny Szpital Wojewódzki w Ciechanowie. Elastyczne procesy akceptacji zamówień i przetargów zintegrowane z ERP
Wyzwanie
W organizacji procesy zakupowe i przetargowe napotykały na „wąskie gardło” w obszarze decyzyjnym. Każdy dział i typ zamówienia wymagał innej ścieżki zatwierdzania. Dokumentacja przetargowa od wykonawców (oferty, zapytania) pozostawała poza oficjalnym obiegiem, co utrudniało kontrolę nad kompletnością akt sprawy. Akceptacja odbywała się często poza systemem, co uniemożliwiało automatyczną aktualizację statusów w bazie danych.
Rozwiązanie
Zamiast zmieniać logikę w systemie ERP, wdrożono system EOD, który przejął rolę centrum procesowego, integrując się z danymi z ERP. EOD automatycznie pobiera nowo utworzone zamówienia z ERP i uruchamia dla nich dedykowany proces akceptacji. System EOD sam dobiera ścieżkę (osoby, działy, limity kwotowe) na podstawie typu dokumentu i specyfiki organizacji. Po zakończeniu obiegu w EOD, system samodzielnie przesyła sygnał do ERP, aktualizując status zamówienia na „zaakceptowane” i umożliwiając jego dalszą realizację.
Efekty
EOD przejął rolę punktu wpływu dokumentacji od kontrahentów. Oferty są rejestrowane w EOD i na podstawie numeru postępowania oraz typu dokumentu automatycznie przypisywane do właściwej sprawy w bazie danych, tworząc spójną teczkę elektroniczną.
Kluczowe korzyści:
- eliminacja ryzyko zagubienia kluczowej dokumentacji przetargowej poprzez centralizację przyjmowania ofert w EOD
- oszczędność czasu pracowników poprzez brak konieczności ręcznego „przepinania” plików i przepisywania statusów między systemami
- skrócenie cyklu zakupowego dzięki automatyzacji całego cyklu życia postępowania zakupowego
- eliminuje ryzyko błędów formalnych w publikowanych treściach
