Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

Pełna kontrola nad dokumentami, sprawami i korespondencją w systemie klasy EZD

Platforma ChiliOne spełnia wymogi systemu klasy EZD. Łączy obsługę kancelaryjną, korespondencję z różnych źródeł oraz obieg dokumentów w jednym, zintegrowanym środowisku pracy. Pozwala na prowadzenie ewidencji pism i spraw zgodnie z wewnętrznymi rozporządzeniami takimi jak instrukcja kancelaryjna i JRWA. Automatyzuje pozyskiwanie dokumentów z poczty elektronicznej, skanerów, eDoręczeń czy KSeF, a następnie kieruje je do właściwych osób zgodnie z określonymi regułami. Dzięki temu masz pełny wgląd w to, co dzieje się z każdym dokumentem – od wpływu do systemu, przez dekretację, aż po finalizację sprawy.

Umów się na prezentację
Group 17

Systemy klasy EZD obligatoryjne dla Jednostek publicznych od 1 stycznia 2028

1 stycznia 2028 r. to ostateczny termin na wdrożenie systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją we wszystkich jednostkach publicznych i pełną cyfryzację obiegu pism w administracji. Czy to oznacza konieczność wdrożenia konkretnego systemu np. „EZD RP”? Nie, ale ważne aby system wdrażany w jednostce był zgodny z prawną podstawą dot. obsługi dokumentów elektronicznych, tj.:
– ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
– rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

ChiliOne spełnia w.w. przepisy prawa i jest systemem klasy EZD.

Obsługa kancelaryjna

System zapewnia prowadzenie uporządkowanej ewidencji pism, spraw i teczek zgodnie z wewnętrzną instrukcją kancelaryjną oraz Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA) – każdy dokument otrzymuje właściwe oznaczenia i klasyfikację. Elektroniczne dekretacje, opiniowanie i akceptacje zastępują tradycyjny obieg papierowy, a Ty samodzielnie decydujesz, do kogo mają trafić dokumenty, albo pozwalasz systemowi zrobić to automatycznie na podstawie zdefiniowanych reguł.

Eliminujesz błędy klasyfikacji – pisma i sprawy są znakowane zgodnie z wewnętrznymi regułami

Skracasz czas obsługi pisma dzięki elektronicznej dekretacji zamiast obiegu papierowego

Automatyzujesz przekazywanie dokumentów do właściwych osób na podstawie ustalonych reguł


Masz dostęp do uporządkowanej struktury teczek i spraw w każdej chwili, bez przeszukiwania archiwów


Obsługa korespondencji z różnych źródeł

Obsługa wielu źródeł zewnętrznych – eDoręczenia, KSeF, e-mail, skanery – wspiera automatyzację rejestracji dokumentów. Moduły OCR i AI rozpoznają treść dokumentów i automatycznie wypełniają pola w systemie, dzięki czemu nie musisz przepisywać danych z papierowych czy zeskanowanych pism. Integracja z eDoręczeniami, ePUAP oraz eNadawcą pozwala przyjmować i wysyłać listy polecone oraz przesyłki kurierskie bezpośrednio z systemu, bez konieczności korzystania z dodatkowych platform.

Redukujesz czas rejestracji korespondencji dzięki automatycznemu rozpoznawaniu danych przez OCR i AI

Obsługujesz korespondencję przychodzącą, wychodzącą i wewnętrzną w jednym miejscu

Eliminujesz ręczne przepisywanie danych z papierowych i zeskanowanych dokumentów

Zapewniasz zgodność z wymogami prawnymi dzięki integracji z eDoręczeniami, ePUAP i KSeF


Dekretacje i obieg pism

Praca grupowa nad dokumentami oraz zautomatyzowane obiegi (np. faktur, wniosków, umów) pozwalają zespołom wspólnie realizować sprawy bez przestojów wynikających z przekazywania dokumentów między działami. Monitoring w czasie rzeczywistym daje Ci stały dostęp do statusów pism i spraw, osób odpowiedzialnych oraz pilności zadań wymagających realizacji.

Przyspieszasz obieg dokumentów dzięki automatycznym dekretacjom na podstawie parametrów pisma

Standaryzujesz obiegi powtarzalnych dokumentów (faktury, wnioski, umowy) w ramach procesów obiegu

Monitorujesz statusy spraw i pism na bieżąco, bez konieczności pytania o postępy


Identyfikujesz pilne i zaległe zadania zanim staną się problemem dla terminowości realizacji


ChiliOne a EZD RP

EZD RP to ustandaryzowany system stworzony przez NASK dla jednostek administracji publicznej. Jego niewątpliwą zaletą jest brak kosztów licencji oraz jednolity standard obowiązujący w całym sektorze publicznym. Platforma ChiliOne to rozwiązanie klasy EZD, które zachowuje pełną zgodność z przepisami w zakresie wymogów kancelaryjnych, ale oferuje znacznie szersze możliwości konfiguracji, automatyzacji i integracji z procesami biznesowymi firmy lub instytucji.

Zestawienie wybranych cech obu rozwiązań:

EZD RP

ChiliOne

Ewidencja kancelaryjna zgodna z JRWA i instrukcją kancelaryjną

Ręczna dekretacja pism

Integracja z KSeF, eDoręczeniami, ePUAP

Automatyczne rozpoznawanie i wypełnianie danych (OCR/AI)

Ograniczone – moduły AI (PLLuM) w fazie testów

Konfigurowalne obiegi dokumentów (np. dedykowane ścieżki dla faktur, umów, wniosków zakupowych)

ręczna dekretacja, wskazywanie konkretnych odbiorców

Obsługa logiki biznesowej w procesach obiegu (np. budżetowanie, kontroling, rozliczanie umów i zamówień, walidacja faktur względem budżetu i umowy)

Platforma low-code do samodzielnego modelowania procesów i dokumentów

system o ustandaryzowanej, zamkniętej funkcjonalności

Integracje z systemami klasy ERP (automatyczna wymiana danych i dokumentów)

Dostosowanie do specyfiki branżowej i indywidualnych procesów firmy

jeden standard dla wszystkich jednostek

Wdrożenie poza administracją publiczną

przeznaczony wyłącznie dla administracji publicznej

Wsparcie i rozwój systemu

wsparcie NASK, rozwój zgodny z planami i budżetem KPO

dedykowany zespół wdrożeniowy i rozwojowy WebChili

Czas i elastyczność wdrożenia nowych funkcji

zależne od harmonogramu centralnego rozwoju systemu

szybkie, na życzenie klienta

Koszt licencji

Bezpłatny dla jednostek administracji publicznej. Model on-premise wymaga znacznych zasobów infrastrukturalnych

Płatny (model SaaS lub on-premise)

Podsumowanie: jeśli Twoja organizacja potrzebuje jedynie podstawowej ewidencji kancelaryjnej pism i spraw zgodnej z JRWA, EZD RP w pełni odpowiada na te potrzeby – i robi to bezpłatnie. Jeśli jednak potrzebujesz zautomatyzowanych obiegów dokumentów dopasowanych do specyfiki Twoich procesów (faktury, umowy, zamówienia), elastycznej platformy low-code do samodzielnego modelowania procesów biznesowych oraz integracji z systemami finansowo-księgowymi, system EOD daje możliwości, których EZD RP – jako ustandaryzowany system kancelaryjny – nie oferuje.

Wybrane case studies

Najczęściej zadawane pytania

Tak. System pozwala skonfigurować klasyfikację zgodną z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt oraz wewnętrzną instrukcją kancelaryjną obowiązującą w danej jednostce. Pisma, sprawy i teczki są znakowane automatycznie zgodnie z przyjętymi symbolami klasyfikacyjnymi. Struktura JRWA może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów lub wewnętrznych regulacji.

System integruje się z wieloma kanałami wpływu korespondencji – adresami e-mail, skanerami, platformą eDoręczeń, ePUAP czy KSeF. Dokumenty trafiające z tych źródeł są rejestrowane w systemie bez konieczności ręcznego wprowadzania, a moduły OCR i AI rozpoznają kluczowe dane i automatycznie wypełniają formularze rejestracyjne.

Obie opcje są dostępne. Możesz samodzielnie zadekretować dokument do wybranej osoby lub komórki, albo skonfigurować reguły, na podstawie których system automatycznie kieruje dokumenty do właściwych odbiorców – np. w zależności od typu dokumentu, nadawcy czy klasyfikacji JRWA. Reguły automatycznej dekretacji można dowolnie modyfikować w miarę zmieniających się potrzeb organizacji.

Tak. Integracja z eDoręczeniami, ePUAP i eNadawcą umożliwia przyjmowanie i wysyłanie listów poleconych oraz przesyłek kurierskich bezpośrednio z systemu, bez konieczności korzystania z odrębnych platform czy ręcznego rejestrowania nadań w systemach pocztowych.

Tak. System pozwala definiować odrębne ścieżki obiegu dla różnych typów dokumentów – faktur, wniosków, umów czy innej korespondencji wewnętrznej. Każdy typ obiegu może mieć własne etapy akceptacji, reguły dekretacji i osoby odpowiedzialne, co pozwala dopasować proces do specyfiki danego dokumentu i wymogów organizacji.

umów się na prezentację

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak platforma ChiliONE może być wykorzystana do budżetowania i kontroli wydatków w Twojej organizacji? Umów prezentację z omówieniem funkcjonalności dostosowanych do procesów budżetowania w Twojej firmie lub jednostce.

Umów się na prezentację