Uniwersytet Kaliski. Obsługa zapotrzebowań.
Wyzwanie
Uczelnia potrzebowała zautomatyzować prowadzenie wydatków związanych z potrzebami różnych wydziałów uniwersytetu i zapewnić lepszy monitoring i planowanie dysponowania środkami. Do tej pory w dużej mierze było to oparte na wyliczeniach w arkuszu kalkulacyjnym, a wnioski o rezerwację środków na poszczególne cele w ramach działów uczelni były realizowane w obiegu papierowym.
Rozwiązanie
Po zbadaniu potrzeb i oczekiwań klienta został wdrożony elektroniczny obieg dokumentów. Wnioski zostały podzielone na dwa rodzaje ze względu na kwotę zapotrzebowania. Dla każdego z przepływów został ustalony oddzielny wzór formularza, a także ścieżka akceptacji osób odpowiedzialnych za podział budżetu uczelni. Dodatkowo wnioski zostały skorelowane z fakturami, na których można wskazać powiązanie. Ponadto został utworzony dodatkowy moduł, w którym w łatwy sposób można sprawdzić kwotę pozostałą do wykorzystania, a także w szybki sposób wyeksportować raporty z realizacji.
Efekty
Wdrożone funkcjonalności umożliwiły automatyzację procesów biznesowych, przyspieszenie akceptacji wniosków i uporządkowanie dokumentacji. Przyczyniło się także do sprawniejszego i wygodniejszego monitoringu wydatków.
Kluczowe korzyści:
- brak konieczności gromadzenia wniosków papierowych przyczynia się do fizycznej oszczędności miejsca oraz użytego papieru
- oszczędność czasu
- klarowność wydatków z budżetu uczelni
- łatwiejsza kontrola wydatków
