ITB. Automatyzacja procesów administracyjnych i naukowych w instytucie badawczym
Wyzwanie
ITB jest instytutem badawczym, który od 75 lat prowadzi prace badawcze w dziedzinie budownictwa. Dzięki doświadczonej kadrze oraz wykorzystaniu najnowszych metod badawczych i specjalistycznej aparatury pomiarowej, instytut efektywnie wspiera rozwój budownictwa w kraju i za granicą. Instytut realizuje rocznie ponad 3000 raportów z badań, około 600 ekspertyz, 400 certyfikatów, 300 krajowych ocen technicznych, 90 europejskich ocen technicznych.
Instytut zidentyfikował potrzeby i konieczność wsparcia narzędziowego w zakresie działalności naukowo-badawczej jak i administracyjnej. ITB podjął decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego optymalizującego i wspierającego pracę w następujących obszarach:
digitalizacja i uporządkowanie obsługi spraw i dokumentacji kancelaryjnej,
wsparcie w działalności naukowo-badawczej – ewidencji prac naukowych i statutowych, metod badawczych czy urządzeń laboratoryjnych,
automatyzacja wybranych procesów – faktur kosztowych, wniosków pracowniczych,
wsparcie komunikacji wewnętrznej kierowanej do pracowników,
integracja z systemem klasy ERP w celu wymiany danych niezbędnych do obsługi przetwarzanych dokumentów.
Rozwiązanie
W odpowiedzi na tak zdefiniowane potrzeby, dostarczyliśmy i skonfigurowaliśmy system ChiliWorkflow a wdrożenie zostało podzielone na trzy obszary realizacyjne:
Administracja:
Dostarczenie modułów funkcjonalnych: Kancelaria – obsługa kancelarii i sekretariatów wydziałowych,
Ogłoszenia – wsparcie komunikacji wewnętrznej.
Implementacja procesu obiegu faktur zakupu.
Działalność naukowo-badawcza:
Dostarczenie modułów funkcjonalnych: Rejestr prac naukowych – ewidencja prac naukowych dla wszystkich rodzajów dotacji wraz z obsługą rachunków i specyfikacją kosztów,
Metody badawcze – obsługa zakresów akredytacji i metod badawczych,
Laboratoria – obsługa urządzeń laboratoryjnych (w tym podzespołów i materiałów) wraz z historią nadzoru (np. wzorcowania, sprawdzenia, konserwacje, naprawy).
Implementacja procesów: Wnioski o udział w konferencjach,
Wnioski o udział w szkoleniach,
Wnioski o zakup aparatury.
Integracja z systemem ERP:
opracowanie konektorów integracyjnych z systemem ERP na potrzeby wymiany danych słownikowych oraz wybranych dokumentów.
Efekty
Wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów ChiliWorkflow działa nieprzerwanie od 2013 roku i okazał się dla Instytutu nieodzownym narzędziem wspierającym codzienną pracę. Dzięki dostarczonym modułom i procesom obiegu dokumentów administracyjnych, ITB może efektywnie obsługiwać średnio blisko 1000 faktur zakupu miesięcznie oraz ponad 8000 różnego rodzaju spraw rocznie. W ramach wdrożonych modułów wspierających działalność naukowo-badawczą, Instytut obsługuje ponad 3500 metod badawczych oraz blisko 4000 urządzeń laboratoryjnych.
Kluczowe korzyści:
- redukcja kosztów zw. z obsługą kancelaryjną jednostek Instytutu,
- pełny monitoring i rozliczalność zakupów poprzez obsługę procesowania dokumentów kosztowych,
- uporządkowane ewidencje dokumentacji naukowo-badawczej i urządzeń laboratoryjnych,
- aktualność informacji nt. prowadzonych badań i akredytacji.
