Lotnicza Akademia Wojskowa. Automatyzacja procesów finansowych z wykorzystaniem KSeF.sync

Jednostka sektora finansów publicznych, mierzyła się z koniecznością rygorystycznej kontroli wydatków przy jednoczesnej cyfryzacji procesów. Kluczowymi problemami była m.in. konieczność ręcznego przepisywania danych z dokumentów papierowych i PDF, co generowało błędy w kwotach i pozycjach oraz wyzwanie związane z automatycznym pobieraniem i weryfikacją e-faktur z rządowego systemu. Dodatkowo uczelnia potrzebowała precyzyjnego rozliczania jednej faktury na wiele źródeł finansowania (procentowo lub wartościowo) przy zachowaniu pełnej zgodności sum.

Wdrożono zaawansowany moduł ewidencji faktur kosztowych, który stał się centralnym punktem zarządzania dokumentacją finansową. Kluczowe funkcjonalności obejmują: separację głównego rejestru faktur od listy „poczekalni” dla dokumentów z KSeF, co umożliwia weryfikację danych przed ich ostatecznym wprowadzeniem do obiegu. System cyklicznie pobiera faktury z KSeF oraz skrzynek e-mail, automatycznie uzupełniając dane nagłówkowe i pozycje faktur (cena, VAT, j.m.). Dodatkowo system automatycznie kontroluje zgodność sumy pozycji z nagłówkiem oraz dokonuje walidacji podziału na źródła finansowania.

Wdrożenie systemu pozwoliło na całkowite odejście od papierowego obiegu i nieformalnych metod kontroli.  Dzięki OCR i integracji z KSeF, czas rejestracji faktury skrócił się o 70%. System uniemożliwił przekazanie faktury do akceptacji, jeśli źródła finansowania lub sumy pozycji nie zgadzają się z wartością brutto. Każdy dokument posiada teraz pełną historię zmian oraz automatycznie generowaną metrykę w formacie .docx. System umożliwił zbiorcze pobieranie załączników do archiwum .zip oraz zarządzanie uprawnieniami na poziomie grup użytkowników.

Wybrane korzyści: