Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. Pełna integracja e-Doręczeń z systemem EOD.
Wyzwanie
Uczelnia wyższa, jako podmiot publiczny stała przed koniecznością dostosowania się do ustawy o doręczeniach elektronicznych. Głównymi wyzwaniami była przede wszystkim rozproszona obsługa korespondencji poprzez konieczność logowania się do zewnętrznej platformy rządowej, co odrywało pracowników od wewnętrznego systemu obiegu dokumentów. Dodatkowo powstały trudności w manualnym pilnowaniu urzędowych potwierdzeń odbioru (UPO) i nadania (UPN). Uczelnia generowała duże wydatki na materiały eksploatacyjne (papier, koperty) oraz opłaty pocztowe przy masowej korespondencji.
Rozwiązanie
Dzięki współpracy z WebChili nastąpiła pełna integracja produktu CHILIONE z platformą e-Doręczeń. Wdrożono moduł integracyjny, który zautomatyzował wymianę korespondencji z podmiotami zewnętrznymi. Powstał automatyczny most komunikacyjny, czyli bezpośrednie połączenie systemu EOD z publiczną usługą e-Doręczeń (obsługa standardów PURDE i PUH). Zintegrowano cały proces obsługi korespondencji od odbioru, przez dekretację i opiniowanie, aż po podpis kwalifikowany i automatyczną wysyłkę odpowiedzi.
Efekty
Wdrożenie pozwoliło na całkowite zautomatyzowanie obsługi korespondencji urzędowej, co przełożyło się na to, że cała ścieżka obsługi pisma tj. od momentu wpływu do e-Doręczeń po wysyłkę odpowiedzi odbywa się w jednym systemie. Wyeliminowano konieczność ręcznego przenoszenia dokumentów między platformą eDoręczeń i systemem EOD. Nastąpiła pełna zgodność z aktualnymi przepisami prawa bez konieczności zwiększania zatrudnienia w kancelarii.
Wybrane korzyści:
- redukcja kosztów na papier, koperty i usługi pocztowe, co przy skali uczelni generuje ogromne oszczędności o 50-60%
- gwarancja bezpieczeństwa, ponieważ każda przesyłka posiada status równoważny z listem poleconym, a system monitoruje jej doręczenie w czasie rzeczywistym
- pełna transparentność, umożliwiająca śledzenia statusu każdej sprawy oraz pełna historia korespondencji dostępna dla uprawnionych pracowników w jednym miejscu
- standaryzacja pracy poprzez wykorzystanie wbudowanych szablonów i automatyczną integrację z podpisem kwalifikowanym oraz Profilem Zaufanym, co przyspiesza finalizację pism
