Zapotrzebowanie i zakupy

Kontrola procesu zakupowego od wniosku do zamówienia

Platforma ChiliONE automatyzuje pełny proces zakupowy od wewnętrznych wniosków o zapotrzebowanie, poprzez procedury zakupowe, aż do zawarcia umów i składania zamówień do dostawców. Każdy etap procesu jest powiązany z planem budżetowym co gwarantuje, że wydatki nie zostaną dokonane bez pokrycia budżetowego. Dla jednostek administracji publicznej platforma wspiera obsługę zamówień zgodnie z Prawem zamówień publicznych.

Umów się na prezentację
Group 15

Wnioski o zapotrzebowanie

Wnioski o zapotrzebowanie stanowią pierwszy etap realizacji planu zakupów. Zespoły i komórki wnioskują o wydatkowanie zaplanowanych wcześniej środków na konkretne pozycje z budżetu. System obsługuje elektroniczne formularze wniosków dostosowane do kategorii zamawianych produktów i usług, z automatyczną kontrolą dostępności środków w budżecie. Wnioski przechodzą przez wielopoziomowy workflow akceptacyjny, gdzie kierownicy zespołów, kierownictwo i dział kontrolingu potwierdzają zasadność wydatków i zgodność z planem. Zatwierdzone wnioski trafiają automatycznie do odpowiednich jednostek realizujących procedury zakupowe (dział zakupów, logistyka, IT itp.) jako dane wejściowe do wszczęcia procedury zakupowej.

Eliminujesz 95% wniosków bez pokrycia budżetowego poprzez automatyczną kontrolę dostępności środków

Przyspieszasz zatwierdzenie wniosku z 5-7 dni do 24-48 godzin dzięki równoległym akceptacjom

Wskazujesz jasne odpowiedzialności – każdy poziom zatwierdzania ma określone limity kompetencyjne


Redukujesz błędy w danych wniosku dzięki walidacji i obowiązkowym polom w formularzu


Tworzysz jedną bazę wniosków dostępną dla wszystkich uczestników procesu zakupowego

Zakupy i zamówienia publiczne

Zatwierdzone wnioski o zapotrzebowanie są agregowane w procedury zakupowe realizowane przez wewnętrzne jednostki. Cała procedura zakupowa – od ogłoszenia, przez zbieranie ofert, ocenę, wybór dostawcy – jest rejestrowana w systemie z pełną dokumentacją i ścieżką audytową. Dla jednostek administracji publicznej platforma jest w pełni zintegrowana z krajowymi platformami zakupowymi (MarketPlanet, Platforma Zakupowa), umożliwiając bezpośrednią publikację ogłoszeń i zbieranie ofert bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Upraszczasz obsługę procedur zakupowych poprzez gotowe szablony i workflow dla różnych typów procedur

Publikujesz ogłoszenia na platformach zakupowych bezpośrednio z systemu, eliminując duplikowanie danych

Zbierasz i archiwizujesz wszystkie oferty w jednym miejscu z możliwością łatwej oceny i porównania


Wspierasz compliance – pełna dokumentacja procedury zakupowej z protokołami i uzasadnieniami decyzji


Redukujesz czas procedury zakupowej o 30-40% dzięki automatyzacji i eliminacji ręcznego operowania dokumentami

Umowy i zamówienia do dostawców

W wyniku procesów i postępowań zakupowych zawierane są umowy z dostawcami i składane zamówienia na dostawę produktów lub świadczenie usług. System obsługuje pełny cykl umów i zamówień – od przygotowania umowy, przez workflow akceptacyjne z podpisami elektronicznymi, do zarejestrowania w rejestrze umów i archiwalnej obsługi. Zatwierdzone umowy wiązane są z wcześniejszymi wnioskami o zapotrzebowanie – pracownik dokładnie wie jaka była intencja zakupu i ile środków było zaplanowane na zakup. Dzięki modułom kontrolingu i budżetowania masz pewność, że żaden wydatek nie przekroczy wcześniej zatwierdzonego planu. Umowy zawierane w wyniku postępowań publicznych mogą być raportowane do Centralnego Rejestrze Umów (CRU JSFP) zgodnie z wymogami prawnymi.

Zapewniasz pełną traceability od wniosku poprzez procedurę zakupową do ostatecznej umowy z dostawcą

Kontrolujesz zgodność umów z budżetem – system automatycznie blokuje umowy na wartości przekraczające dostępne środki

Archiwizujesz wszystkie dokumenty postępowania w jednym miejscu – dostępne dla celów audytów i kontroli


Wspierasz compliance dla zamówień publicznych – automatyczne raportowanie do CRU JSFP


Redukujesz czasy realizacji procesu zakupowego o 40-50% dzięki integracji wszystkich etapów w jednym systemie

Wybrane case studies

Najczęściej zadawane pytania

Tak. Na każdym etapie procesu zakupowego system weryfikuje dostępność środków w budżecie. Przy zatwierdzeniu wniosku o zapotrzebowanie system blokuje wniosek jeśli jego wartość przekroczy pozostałe środki budżetowe. Przy zawarciu umowy system porównuje wartość umowy z wnioskiem wyjściowym i dostępnym budżetem. Zamówienia do dostawców są weryfikowane pod kątem zgodności z zawartą umową. Na każdym kroku pracownik widzi ile środków pozostało do wydania, co pozwala na świadome decyzje zakupowe.

Tak. System obsługuje wszystkie typy procedur zakupowych – od prostych negocjacji bezpośrednich z dostawcą, przez zapytania ofertowe (RFQ, RFI), aż po przetargi ograniczone i otwarte zgodnie z Prawem zamówień publicznych. Procedury mogą być dostosowane do specyfiki organizacji – można definiować kryteria oceny, osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy.

Tak. Każdy wnioskodawca może śledzić status swojego wniosku na każdym etapie procesu – od złożenia, poprzez zatwierdzenia, do wszczęcia procedury zakupowej. System pokazuje kto aktualnie rozpatruje wniosek, ile czasu pozostało do upływu terminu. Analogicznie dla zamówień – można śledzić czy postępowanie zostało wszczęte, ile ofert zebrano, na jakim etapie oceny są oferty, kiedy planowana jest decyzja. Powiadomienia e-mail informują o ważnych zmianach statusu.

Tak. System jest zintegrowany z platformami typu MarketPlanet, Platforma Zakupowa, umożliwiając bezpośrednią publikację ogłoszeń o zamówieniach publicznych. Dane o specyfikacji zamówienia (przedmiot, parametry, ilości) są przesyłane automatycznie z systemu na platformę, a oferty zebrane na platformie mogą być importowane z powrotem do systemu. Integracja zapewnia kompletność informacji o postępowaniach w ramach jednego systemu, eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych i zmniejsza ryzyko błędów.

umów się na prezentację

Umów się na prezentację systemu

Chcesz zobaczyć, jak platforma ChiliONE może być wykorzystana do budżetowania i kontroli wydatków w Twojej organizacji? Umów prezentację z omówieniem funkcjonalności dostosowanych do procesów budżetowania w Twojej firmie lub jednostce.

Umów się na prezentację